Peralatan Kearsipan – Kantor memang menjadi tempat yang paling banyak menyimpan barang-barang. Salah satu yang pasti ada ialah peralatan kearsipan.
Arsip sendiri memiliki makna sebagai dokumen yang berbentuk tulisan, lisan, hingga gambar dan tersimpan dalam rekam medis ataupun elektronik.
Pada dasarnya arsip ini juga berisikan tentang data-data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu karyawan tidak akan langsung membuangnya karena bisa saja sewaktu-waktu akan dibutuhkan kembali baik itu dalam jangka pendek atau panjang sekalipun.
Untuk mendukung adanya proses pengarsipan maka diperlukanlah alat-alat kearsipan yang lengkap, berkualitas, juga memadai. Oleh sebab itu berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai jenis-jenis alat yang dibutuhkan.
Daftar Isi
Contoh Peralatan Kearsipan
Berikut ini adalah beberapa macam-macam contoh peralatan kearsipan yang berguna bagi dunia perkantoran.
1. Hanging Map atau Map Gantung
Map gantung atau hanging map merupakan map yang berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan berkas-berkas dan nantinya akan diletakkan pada filling cabinet. Peralatan ini terdiri dari beberapa warna seperti merah, kuning, hijau, biru dan lain sebagainya.
Dengan adanya perbedaan warna ini akan membuat karyawan lebih mudah dalam menempatkan dokumen yang berbeda. Dengan begitu berkas-berkas tidak akan ada yang tertukar nantinya setelah dikumpulkan menjadi satu.
2. Ordner
Ordner seringkali menjadi tempat penyimpanan dokumen dalam jumlah yang banyak sekaligus. Tak ayal memang karena peralatan ini memiliki ukuran yang lebih besar daripada map-map lainnya. Bahkan bahan pembuatannya saja menggunakan karton atau plastik.
Itu artinya kekuatanya pun juga lebih baik daripada map yang terbuat dari kertas biasa. Map ordner lebih sering diletakkan di lemari arsip ataupun rotary filling dan sudah dilengkapi dengan label pada bagian luarnya.
Tujuan pemberian label ini untuk mempermudah karyawan dalam mencari data-data yang ada di dalam map. Namanya saja perusahaan pasti dokumennya sangat banyak sehingga harus dibedakan dan ditandai jika tidak ingin membuang waktu lama sata mencarinya.
3. Map Snelhecter
Peralatan kerasipan yang berikutnya adalah map snelhecter. Map ini memiliki material kertas tebal, plastik, hingga karton. Hanya saja di kantor sendiri lebih banyak menggunakan map yang terbuat dari plastik dengan berbagai pilihan warna.
Fungsi dari peralatan ini sama yakni menyimpan berkas berupa kertas-kertas yang sudah dilubangi sebelumnya menggunakan perforator. Untuk menggabungkannya di map snelhecter sudah ada pengunci atau penjepit di bagian tengahnya.
Hal ini membuat kertas-kertas tersebut bisa tersusun lebih rapi dan tidak akan berantakan sekalipun dibawa keluar ruangan. Nama lain dari map snelhecter adalah map business.
4. Numerator
Numerator merupakan alat yang berfungsi untuk memberikan stempel angka atu nomor pada kertas dan benda lainnya. Kebanyakan angka yang tertera di peralatan ini adalah tanggal. Dimana nantinya tanggal tersebut akan tertempel rapi pada dokumen yang akan diarsipkan.
Tujuan pemberian tanggal pada dokumen yakni untuk mengetahui kapan arsip tersebut selesai digunakan. Sehingga jika suatu saat ada kebutuhan mendesak yang memerlukan data-data terkait perusahaan bisa langsung mengetahui dari arsip sesuai dengan label dan tanggalnya.
5. Stopmap Folio
Mungkin anak sekolah pun sudah tahu bentuk dari stopmap folio ini. Pasalnya benda inipun selalu menjadi kebanggaan para pelajar ketika hendak menjadikan kertas-kertas ulangan maupun tugasnya menjadi satu.
Selain mudah dijumpai stopmap folio juga memiliki harga yang cukup murah. Namun kekurangannya tidak tahan lama dan mudah sobek. Oleh sebabnya saat di kantor peralatan ini sering digunakan untuk menyimpan berkas yang sifatnya sementara.
Bukan dokumen penting yang akan diarsipkan. Contoh dokumen yang akan disimpan menggunakan stopmap folio adalah proposal, surat lamaran, CV dan dokumen-dokumen lainnya.
6. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari yang memiliki kaca dan pintu dengan sekat-sekat untuk membedakan penempatan antara dokumen satu dengan yang lainnya. Fungsinya ialah mengelompokkan dokumen menjadi satu jenis agar lebih mudah untuk ditemukan.
Lemari arsip tidak hanya mampu menjadi tempat yang aman untuk arsip. Namun juga memberikan dampak aestethic pada ruangan karena deretan dokumen yang rapi seolah mampu menciptakan nuansa tersendiri di kantor.
7. Label Arsip
Dari sekian banyak peralatan kearsipan yang ada di kantor, label arsip menjadi salah satu komponen yang paling penting untuk kebutuhan pengarsipan. Hal ini dikarenakan arsip dokumen yang dimiliki kantor berjumlah puluhan, ratusan hingga ribuan.
Tentu mulai dari awal pembangunan perusahaan hingga operasi saat ini semua dokumen itu masih tersimpan rapi. Maka dari itulah keberadaaan label sangat penting karena berfungsi sebagai tanda dari map-map berisikan dokumen sesuai dengan nama, tanggal dan jenis arsip.
Dengan label ini siapapun yang membutuhkan data bisa langsung mencarinya dengan mudah. Coba bayangkan jika tidak ada labelnya. Mungkin seminggu saja tidak cukup hanya untuk mencari dokumen arsip saja.
8. Box Arsip
Box arsip umumnya terbuat dari bahan kertas karton dan tersedia dari berbagai ukuran. Ketika dokumen sudah berusia terlalu tua dan tidak lagi dibutuhkan untuk hal-hal yang bersangkutan dengan perusahaan maka arsip tersebut akan masuk ke box ini.
Box arsip juga memiliki sekat-sekat yang membuat karyawan bisa lebih mudah saat hendak menyimpan dokumen. Box ini nantinya akan disimpan dalam gudang atau perpustakaan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan.
Meskipun tidak digunakan lagi namun arsip dokumen perusahaan harus tersimpan rapi di tempat yang saman. Mungkin tidak dibutuhkan untuk saat ini namun belum tentu beberapa tahun ke depan tidak dicari lagi. Maka dari itu penyimpanan tetap dilakukan.
9. Guide atau Sekat Arsip
Guide atau sekat arsip berfungsi untuk memberikan batas arsip yang memudahkan karyawan ketika mencari dokumen. Karyawan bisa memberikan nama untuk sekat arsip agar lebih menyesuaikan dengan dokumen yang hendak disimpan.
Peralatan yang satu ini terbuat dari bahan dasar plastik yang memiliki beberapa pilihan warna seperti hijau, kuning, merah, putih, biru, dan lain sebagainya. Meskipun cukup bagus namun masih ada satu kekurangan yang dimilikinya yakni mudah sobek jika tidak ditarik dengan hati-hati.
10. Map Folder
Peralatan yang terakhir adalah map folder. Map ini juga terbuat dari material plastik tebal dan berfungsi sebagai tempat penyimpanan berbagai jenis file dan dokumen perusahaan. Cara kerja map folder cukup unik.
Bagaimana tidak, map ini berbeda dengan map lain yang memiliki penjepit. Alih-alih demikian karena map ini malah memiliki kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai jenis dokumen. Tidak hanya satu, dua atau tiga saja melainkan banyak sekalipun.
Map folder juga terbukti kuat dan tidka mudah robek. Meski menyimpan banyak dokumen namun keamanan kondisi file tersebut sudah terjamin.
Demikianlah ulasan tentang 10 peralatan kearsipan kantor yang pasti ada dan dibutuhkan. Dengan adanya alat-alat ini, penyimpanan dokumen bisa lebih mudah dan terstruktur. Alhasil dokumen apapun tidak akan hilang selagi belum masuk ke penghancur kertas.
